Aprenda a escribir un correo electrónico formal en solo 4 pasos

Hoy en día, la necesidad de escribir un correo electrónico formal puede ocurrir en numerosas ocasiones. Si está buscando una nueva oportunidad laboral, al solicitar una pasantía o al solicitar una maestría. Hay muchas razones para enviar un correo electrónico formal. Con eso en mente, hemos preparado este paso a paso para ayudarte con la tarea. ¿Vamos allá?

Paso 1: tenga una dirección adecuada

Al crear un correo electrónico formal, evite utilizar direcciones compuestas por apodos de la infancia, nombres de superhéroes o personajes famosos.

Al crear su dirección de correo electrónico, siga la convención adoptada por la mayoría de las empresas, donde se utilizan el nombre y el apellido. Puede separarlos por punto, guión o subrayado. Si está utilizando un servicio gratuito, es posible que alguien ya haya reservado la dirección que desea. En este caso, intente sumar números para diferenciar.

Preste atención a la foto que elegirá para el perfil de su cuenta de correo electrónico. Evita a toda costa colocar fotos muy informales, donde aparezcas en momentos de relax, diversión e intimidad.

Paso 2: sea objetivo en su tema

Tenga mucho cuidado al definir el tema. Debe asegurarse de que el mensaje se identifique correctamente, mientras evita que caiga en el buzón de correo no deseado .

En el caso de enviar currículums para vacantes, ponga siempre la palabra «CV» o «CV» antes de su nombre. Evite usar «Lea esto, por favor» o «Hola, ¿cómo estás?».

En ciertos casos, puede existir la obligación de incluir alguna información en el tema. Algunas ofertas de trabajo publicadas requieren que el candidato ingrese el código de referencia para facilitar la identificación.

Evite colocar títulos genéricos. Imagínese que trabaja en el departamento de recursos humanos y tiene la intención de enviar un correo electrónico a su superior sobre un problema con las horas extras de María.

No se limite a poner «Horas extras» o «María» en el tema. Sea específico, use el título «Error en las horas extras de María». De esta manera, ayuda a mantener los mensajes organizados para futuras consultas.

Paso 3: crea el mensaje

Introducción

Trate de ser amigable. En caso de que conozca el nombre de la persona a quien se dirige el correo electrónico, utilice términos como «Estimado João da Silva», «Estimada Maria da Silva», «Estimado João da Silva» o «Estimada Maria da Silva».

Para los casos en los que la formalidad requerida es mayor, utilice “Exmo. João da Silva ”o“ Exma. Maria da Silva ”, abreviaturas de los términos“ Excelentíssimo ”y“ Excelentíssima ”. Siempre trate de usar el nombre y apellido de la persona.

Mensaje

La popularidad de las redes sociales y las aplicaciones de comunicación para teléfonos móviles ha creado una necesidad urgente de abreviar los mensajes. Pero en un correo electrónico formal, evite el uso de abreviaturas como «vc» o «tb».

El uso de emoticonos está estrictamente prohibido al escribir un correo electrónico formal. Sirven para indicar un estado emocional, por lo que no son adecuados para mensajes formales.

También se debe evitar el uso de palabras en mayúsculas . Según las convenciones establecidas, las palabras cuando están en mayúsculas se interpretan como si el remitente estuviera gritando.

Utilice siempre un corrector ortográfico al redactar el mensaje. Si su correo web no proporciona un corrector ortográfico, utilice un editor de texto como Word o LibreOffice Writer para redactar el mensaje. Copie y pegue el contenido cuando termine.

En los correos electrónicos formales, trate de no hacer preguntas en el texto que puedan haber sido respondidas en alguna parte. Antes de escribir el mensaje, consulte el área de preguntas y respuestas de la empresa de destino, por ejemplo.

Sea conciso . Di lo que quieras en pocas palabras. La persona que reciba los mensajes te lo agradecerá. Imagine siempre que el receptor debe manejar un gran volumen de mensajes.

Trate de no utilizar un formato que parezca extraño de alguna manera. Divide el contenido en unos pocos párrafos y deja un espacio entre cada uno. Esto aumenta la legibilidad del texto.

Si está enviando un archivo adjunto , menciónelo en el mensaje. También explique cuál es su intención al enviar el archivo. Evite enviar archivos adjuntos sin decir una palabra en el texto sobre ellos.

Si te han copiado en una conversación que tiene un historial de mensajes, lee todos los textos de los mensajes anteriores antes de responder. De esta forma, evita hacer preguntas sobre cuestiones que pueden haber sido tratadas en mensajes anteriores. Esto también demuestra profesionalismo y compromiso.

Clausura

Para finalizar el mensaje, intente utilizar una de las opciones que se enumeran a continuación:

  • Atentamente
  • Agradecido
  • Atentamente
  • Espero sus comentarios
  • Gracias por la atención
  • Estoy disponible para más aclaraciones.

Al final, firme con su nombre completo y proporcione un número de teléfono de contacto, según corresponda.

Ejemplo de un correo electrónico formal solicitando confirmación

Asunto: Confirmación de candidatura a Asistente de Tesorería – Juan Silva

Querida Maria Sosa,

La semana pasada envié mi postulación para el puesto de Asistente de Tesorería, publicada en el sitio web oficial de la empresa. Me gustaría confirmar la recepción de mi solicitud.

Espero sus comentarios.

Juan Silva
Móvil: 99999-1234

Paso 4: adjunte los archivos necesarios

Cuando el mensaje necesite archivos adjuntos, intente dar nombres apropiados, que ayuden al destinatario del mensaje a identificarlos claramente.

Preferiblemente, use el formato PDF para enviar archivos adjuntos. Evite el uso de formatos de archivo editables, como Word. Solo cuando sea necesario revisar el documento por otras personas, se deben utilizar estos formatos.

Resumen: cómo escribir un correo electrónico formal

Paso 1 : use una dirección apropiada;

Paso 2 : sea objetivo en el asunto;

Paso 3 : crea el mensaje;

  • Introducción – sea amigable, use «Estimado / Estimado», «Estimado / Estimado» o «Excmo. / Exma «.
  • Mensaje: evite: abreviaturas, emoticonos, texto en mayúsculas; Sea conciso, utilice el formato tradicional, mencione en el texto los archivos enviados como archivo adjunto y lea el historial de mensajes.
  • Cierre: utilice «Atentamente», «Agradecido», «Cordialmente», «Espero sus comentarios», «Agradecido por su atención» o «Estoy disponible para más aclaraciones».

Paso 4 : adjunte los archivos necesarios.

Con el paso a paso anterior, puede tener éxito en sus comunicaciones formales. ¡Buena suerte!

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